"Online-Mitarbeiterbefragungen in Jobcentern –
Einsatzbereiche und inhaltliche Erkenntnisse"
Hamburg im Juni 2016
Der Einsatz von Mitarbeiterbefragungen hat im Rahmen von betriebswirtschaftlichen Chang-Management-Prozessen eine lange Tradition. In den 1990er Jahren insbesondere als Beteiligungsinstrument gepriesen, werden sie heutzutage häufig als strategisches Unternehmensführungsinstrument eingesetzt und online durchgeführt.
Zur Beteiligung der Mitarbeiterschaft an Change Management- und Qualitätssicherungsprozessen werden Befragungen in den Jobcentern aber noch kaum genutzt, wenn man von Einzelbeispielen wie bspw. der Befragung im Rahmen des Projektes zur Personalbemessung1 in der Leistungsgewährung des BMAS absieht.Wir nutzen im Rahmen unsere Beratungstätigkeit bei Jobcentern regelmäßig online-basierte Mitarbeiterbefragungen2. Besonders ergiebig erweist sich das Instrument für Organisationsentwicklungen, da es aussagekräftige Indizien für die Stärken-Schwächen-Analyse liefert. Darüber hinaus können mithilfe der Mitarbeiterbefragung die Ideen und Kenntnisse der Beschäftigten für den weiteren Entwicklungsprozess nutzbar gemacht werden, sodass ihr auch eine gestaltende bzw. intervenierende Funktion zukommt.
Eine überwiegend standardisierte Befragung ersetzt zwar nicht die Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitenden, die sich vor allem durch die Möglichkeit der fachlichen Reflexion auszeichnen. Sie bietet jedoch insbesondere bei großen Jobcentern die Möglichkeit, alle Mitarbeitenden am Prozess teilhaben zu lassen (Partizipationsfunktion) und erhöht so die Reliabilität der Ergebnisse der Untersuchung. Durch geeignete Maßnahmen erreichen wir sehr gute Beteiligungsquoten von ca. 2/3 aller Beschäftigten in den Jobcentern. Neben dem Einsatz im Vorfeld von Organisationsentwicklungen bietet sich der Einsatz von Mitarbeiterbefragungen auch an, um im Nachgang von Veränderungsprozessen deren Erfolge zu überprüfen oder konkrete Maßnahmen zu evaluieren (Evaluationsfunktion)3.
Die entsprechende Ausgestaltung des Fragebogens erfolgt abhängig vom Ziel des jeweiligen Projekts. Die einzelnen Fragemodule entwickeln wir jeweils induktiv auf Grundlage des entsprechenden Erkenntnisinteresses, bestehender Daten und ggf. Voruntersuchungen. Bei einer Organisationsentwicklung ist der Fragebogen bspw. deutlich breiter angelegt als bei der Evaluierung einer konkreten Maßnahme. Wir verfügen über zahlreiche erprobte Fragemodule und Items, zugeschnitten auf die Gegebenheiten von Jobcentern bspw. zu folgenden Themenkomplexen (Auswahl nicht abschließend):
- Angaben zur Beschäftigung
- Arbeitsbedingungen
- Organisation und Kernprozesse
- Schnittstellen und Zusammenarbeit
- Kundenverständnis
- Selbstverständnis
Diese Module sind sowohl in großen wie in kleinen Jobcentern, in zkT wie auch in gE zum Einsatz gekommen. Hier wollen wir einen kleinen Einblick in die daraus gewonnenen übergreifenden Erkenntnisse geben:
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1 Bearing Point GmbH, Sopra Steria GmbH (2015): Personalbemessung Leistungsgewährung in den gemeinsamen Einrichtungen SGB II, Abschlussbericht.
2 Zu Vor- und Nachteilen online durchgeführter Mitarbeiterbefragungen siehe bspw. Thielsch, Welzin (2013): Online-Mitarbeiterbefragungen, in: Domsch, Ladwig (Hg.) (2013): Handbuch Mitarbeiterbefragungen, Berlin Heidelberg.
3 Zu Funktionen von Mitarbeiterbefragungen siehe bspw. Domsch, Ladwig (2013): Mitarbeiterbefragungen – Stand und Entwicklung, in: Domsch, Ladwig (Hg.) (2013): Handbuch Mitarbeiterbefragungen, Berlin Heidelberg.